オフィス引っ越しまでの流れとは？大手と地域密着型業者の特徴も解説
オフィスを引っ越しする際には、新オフィスの物件探しや引っ越し業者の選定などたくさんやることがあります。直前になって慌てないために長期的なスケジュール管理が必須。
複雑なタスクを同時進行で抱えるので、出来るだけ効率よくしていきたいですよね。
また、どの引っ越し業者が合っているのかというのも気になるところ。
大手業者にも地域密着型業者にもそれぞれメリット・デメリットが存在します。
そこで今回は、オフィスを移転する際のスケジュールと大手業者と地域密着型業者の特徴を紹介します。
これであなたのオフィス移転がスムーズに♪
目次
オフィスの引っ越しに必要な期間は？
オフィスの引っ越しを行うために、最低でもオフィス退去日の6か月前から準備をする必要があるとされています。
しかし、引っ越しの計画に取り組む以前にやっておきたいのが移転する目的と方針を明確化すること。
オフィスにおける問題点を洗い出し、移転を通して何を改善したいのかを設定すると効果的です！
上記の表は、引っ越しまでの主なスケジュールです。
これらはあくまでも目安で、オフィスの規模によって異なることもあるため、引っ越し当日から逆算して確認してみましょう。
それではこれから詳しく解説していきます！
6か月前のスケジュール
現オフィス：解約通知、原状回復工事の計画
オフィスを引っ越す6か月前には、現オフィスのオーナーやビル管理会社に解約通知の提出と原状回復工事の計画を行う必要があります。
解約通知は一般的にオフィスを離れる6か月前に出しますが、スモールオフィスなどは3か月前の場合があるので事前に確認が必要です。
万が一終了しなかった場合、完了するまで賃料を払い続けるなどのトラブルに繋がることがあります！
また、オフィスによっては工事の指定業者が設定されている場合もあるので確認しておきましょう。
新オフィス：物件探し
新オフィスを探すにあたり、
・立地
・最寄駅からの所要時間
・入居コスト
・設備
などを予めチェックします。
その上で条件が揃った候補の物件を実際に足を運んでみて選定しましょう！
5か月～4か月前のスケジュール
現オフィス：廃棄する家具や什器の検討
家具や什器の廃棄や購入を検討する際は、あらかじめ洗い出した現オフィスの改善したい点を反映できるようにしましょう。
新オフィス：レイアウトの決定、購入する家具や什器の検討
オフィスのレイアウト決定は、社内の働き方や生産性を向上させるために重要なものです。
この時、働く人が快適で効率的に移動できる流れとなる動線設計を意識しましょう！！
自分たちだけで考えると気が付かないことも多いため、出来るだけ専門業者に依頼し、確認してもらうと効率的に進めやすいです。
3か月～2か月前のスケジュール
現オフィス：引っ越し業者の選定、社員通知、移転手配、原状回復工事発注
引っ越し業者を選ぶ際には、
・見積もり時の価格
・補償内容
・プランに含まれていないもの
などを確認することがポイントです。
何を重視するのかを決め、自分たちのニーズにもっとも合った業者を見つけましょう。
社員に通知後は役割分担とマニュアルを作成します。ラベリングのルールや廃棄物の処理方法などを明確にすると作業がスムーズになります。
電話回線やコピー機の移転手配や原状回復工事の発注も2か月前に取り組みます。
電話番号が変更になる場合は取引先への案内や印刷物、印鑑などの変更手続きがさらに必要になります。
これらは重要なので漏れのないように随時確認していきましょう！
1か月前のスケジュール
現オフィス：各種届出の提出、梱包、廃棄物処理
オフィス移転に伴う届出は、
・税務局
・都道府県税事務所
・社会保険事務所
・労働基準監督署
・公共職業安定所
・郵便局
など多岐にわたります。
さらに、提出期限にばらつきがあることからスケジュール管理が非常に重要になります。
チェックリスト等を作成するなどしてトラブルを未然に防ぐ工夫をしましょう。
また、梱包作業は事前の準備が大切です。 移転直前になり梱包資材が足りないなどと慌てないように社内に周知した段階から少しずづ作業を進めていきます！
梱包する際に出た廃棄物は必ず一箇所にまとめ、廃棄することが明確に分かるようにします。
不要となった家具は、不用品回収業者に回収・処分してもらう方法があるほか、家具の状態によっては買取りに出すことも可能ですよ！
新オフィス：内装工事、什器搬入、電気・LAN設備の工事
新しく使うオフィスでは内装工事を行った後、什器の搬入作業を進めることでいよいよ移転の最終準備へと取り掛かります。
電気とLAN設備の工事日程を被らせないことと内容によっては1か月程期間を要する場合があるため注意が必要です！
大手か地域密着型、引っ越し業者の違いとは？
引っ越し業者を選ぶ際、大手業者と地元で長く続く地域密着型の業者どちらを選ぶべきか悩む人も多いのではないでしょうか。
どちらにもそれぞれ特徴があるため、自分にあった業者を選定しましょう。
大手業者の特徴
大手の引っ越し業者は全国に多くの支店があるため、長距離の引っ越しが可能です。
また、引っ越しプランの種類やオプションサービス、補償が充実していることも特徴としています。
しかし、サービスの内容が充実している分、料金が割高な傾向にあり、値引き交渉が必要になってきます…。
地域密着型業者の特徴
地域密着型業者の最大の特徴は価格です。大手業者と比べてコストを確実に安く抑えることが出来ます。
また、見積もり担当者がその後の作業まで一貫して担当する場合が多く、作業員との連携や情報の共有がしやすいこともメリットです。
しかし、引っ越しの対応地域が限られているため長距離の引っ越しには向いていません…。
さらに補償内容の充実度にはバラつきがあるため、しっかりと確認が必要になります。
まとめ
オフィスの移転を進めるには、様々なタスクをすべて同時進行で行わなければならないため、スケジュール管理が重要になります。常に進捗状況を確認し、漏れのないように心がけましょう！
また、引っ越し業者にはそれそれ特徴があります。
自分たちのニーズに合った業者を選ぶことで満足できる引っ越しとし、新たな地で気持ちよく事業を再開したいですね♪
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